導入事例CASE
株式会社アビックシステム
オフィスマネジメント部 西山 舞様
株式会社アビックシステムは、従業員数四十数名のIT企業。大手上場企業をターゲットに、ソフトウェア開発、ビジネスコンサルティング、インフラ基盤構築、データコンサルティングを手がけています。同社ではかつて外部企業にバックオフィス業務を委託していましたが、自社内でオフィスマネジメント部を新設、新たなバックオフィス体制を築くことに。
しかし業務経験・知識が乏しいために事務作業の効率が悪く、部署の本来の目的である社内制度や労働環境の改善に取り組むことができませんでした。そこで2020年4月に導入したのがディ・エフ・アイのバックオフィス代行サービス。導入による成果と率直な感想について、オフィスマネジメント部の西山様にお伺いしました。
バックオフィス業務の代行にとどまらず、
「信頼できる業務アドバイザー」として頼りにしています。
BEFORE
- バックオフィスを担うオフィスマネジメント部を新設したが、社内に業務のスペシャリストがおらず、作業効率が悪かった
- 事務作業に追われ、社内制度の運用改善や労働環境の向上等の役割を果たせなかった
AFTER
- 契約事務、経理、行政手続き等のバックオフィス業務全般を委託することで、事務作業が激減した
- スペシャリストによる仕事により、経理等の業務の正確化・迅速化が実現した
- 事務作業に費やしていた時間を活かし、社内制度や労働環境の改善に取り組めた
- 事務作業の代行にとどまらず、クラウドサービスの導入などのアドバイスを受けることで、業務改善が進んだ
専門家不在ゆえに煩雑化した事務を合理化するため、バックオフィス代行サービスを依頼
ディ・エフ・アイのサービスを導入することになった経緯について教えていただけますか。
2020年に、バックオフィス全般を担うオフィスマネジメント部を新設することになったのですが、それまではバックオフィス業務を外部企業に委託していたため、社内に経理や労務に精通したスペシャリストがいませんでした。オフィスマネジメント部を設置した目的は、それまで各社員が負担していた煩雑な事務作業を管理部門で巻き取り、社員が本業であるIT関連業務に集中できるよう業務改善をしていくことです。
しかし実際のオフィスマネジメント部は労働時間の大半が慣れない事務作業で尽きてしまい、業務改善という役割を担えない状況でした。そこで、経理・労務・契約といった専門的な事務作業は外部企業に委託し、オフィスマネジメント部が業務改善に取り組める体制を整えることになりました。
ディ・エフ・アイを選んだ理由と、ご利用になっているサービス内容を教えてください。
ディ・エフ・アイがバックオフィス業務の経験豊富なスタッフを擁し、迅速かつ正確なサービスを提供しているだけでなく、事務にとどまらない柔軟なアドバイスをしてくれるという点が決め手となりました。現在、ディ・エフ・アイに依頼している業務は、経理（日次仕訳、月次決算、年次決算、法人税関連業務等）、契約事務（契約書作成等）、労務（給与計算、社員の社会保険、税金等に関する業務）、各種行政手続きなど、バックオフィス業務全般ですが、それ以外に業務改善に向けたコンサルティング的な提案もいただいています。
正確・柔軟な事務代行に加え、積極的な業務改善提案が魅力
ディ・エフ・アイのサービスを利用して、どのような点に価値を感じられましたか？
まずはスペシャリストとしての正確な仕事ぶりに、依頼してよかったと感じています。各種バックオフィス業務をすべて間違いなく処理していただける上に、イレギュラーな処理についても柔軟に対応いただけるため、私は当社の窓口としてディ・エフ・アイと最低限の折衝をするだけでよくなりました。
おかげで私も部署のスタッフも格段に負担が減った上に、ディ・エフ・アイの経験豊富なスタッフが私たちの細かい質問・相談にも丁寧に応えてくださるおかげで、経理・労務に関する知識やノウハウも徐々に社内に蓄積されつつあります。さらにディ・エフ・アイは、単なる事務作業の代行にとどまらず、当社の社員の目線に立った業務改善も一緒にお手伝いしてくださっています。こうした柔軟な対応力は、一般的なバックオフィス代行企業にはない魅力なのではないか、と思います。
ディ・エフ・アイのサービスを導入することで貴社に起こった変化や、実感できた成果があれば教えてください。
まず、事務作業の負担が軽減したことおかげで、部署設立の目的であった社内制度や職場環境の改善に取り組むことができました。たとえば福利厚生制度では出産祝いを新設しましたし、各種福利厚生制度の利用を促進するための資料を整備し、閲覧しやすいかたちで社内に公開しました。
また、全社の事務フローを見直すことで社員の雑務を減らし、本業であるIT関連業務に集中できるようになりました。会社全体の残業時間も減少しており、社員一同喜んでいます。これに加え、ディ・エフ・アイのスタッフからはさまざまな業務改善に関するご提案をいただきました。たとえば、契約、請求手続きのクラウドサービス導入や労務手続きの電子化（特に入社手続きなど）を推進していただいたことや、不要な営業電話への対応をなくすため電話代行サービスを導入したことなどが、その一例です。
最後に、貴社における今後の展望と、それに合わせてディ・エフ・アイに期待することを教えてください。
当社は、新しいことに一からチャレンジする姿勢を応援する会社です。近年も、新規事業拡大、経営者を目指す社員へののれん分け、M＆Aなど、さまざまな挑戦を後押ししてきました。ディ・エフ・アイには、そのたびに事務的な手続きだけでなく、さまざまな面でフォローをいただいています。さらに社員一人ひとりがチャレンジできる環境を作っていくために、手堅い業務遂行力と柔軟な発想力・対応力をもつディ・エフ・アイには今後もたくさんの力添えをいただけると期待しています。
また、昨今の新生活様式に合わせて働き方の多様性を広げられるよう、各種手続きの電子化推進や運用改善、新システムの導入など、社員の労働環境のアップデートについてもご相談したいです。ディ・エフ・アイは当社にとって、アウトソーシング企業というより「信頼できる業務アドバイザー」です。当社と同じく、バックオフィスが煩雑化している企業や、スタートアップで体制が整っていない企業に、ディ・エフ・アイのサービスはマッチすると思いますので、自信を持って利用をお勧めしたいです。
株式会社テンチャントシステム
代表取締役 津田 高行様
株式会社テンチャントシステムは、2021年に株式会社アビックシステムから分社独立した新しいIT企業です。少数精鋭のITエンジニアによる業務システム開発を得意とする一方、自社サービス開発にも挑戦。「TEnchant」という社名の由来である「Things To Enchant（＝物に新しい価値を付与する）」という言葉通り、お客様、ユーザー、社員へプラスワンの価値を与えることを目標に事業を展開しています。
そんな同社とディ・エフ・アイとのお付き合いは、同社の設立時までさかのぼります。会社設立の手続きから、業務フローの整備、システムの選定、そして経理・労務・契約といった各種バックオフィス業務の代行まで、企業としてのスタートアップを全面的にサポートし続けてきました。初めての独立を果たし、経営者兼ITエンジニアとして活躍する津田代表取締役に、ディ・エフ・アイを選ぶ理由をお伺いしました。
「全員がITエンジニア」の新会社設立も、
ディ・エフ・アイのおかげでスムーズにできました。
BEFORE
- 会社設立に必要な諸手続の知識・ノウハウがない
- 代表も含め社員が全員ITエンジニアなので、バックオフィス業務をできる人がいない
- スタートアップ企業であるため、事務フローや業務システムが確立されていない
AFTER
- 会社設立に必要な法的手続き・契約手続き等がスムーズに代行された
- 経理・労務・契約などのバックオフィス業務が正確・迅速に代行された
- 基本的な事務フローの整備や、事務に必要なクラウドサービスの導入・初期設定についても継続的にサポートを受け、0からのバックオフィス業務が構築できた
新会社設立の事務手続きからバックオフィス体制の確立まで、丸ごと依頼
ディ・エフ・アイのサービスを利用することになった背景について教えてください。
当社は2021年に設立されたばかりの、新しいシステム開発会社です。創業メンバーは全員が株式会社アビックシステムで開発業務に携わっていたITエンジニアであり、これまで培った開発経験を活かして自社サービスを創出することを目標に分社独立しました。ところが私も含め社員は全員技術者のため事務が苦手で、起業の知識もほとんどありません。
社員数が数名という少人数の会社ですので、事務部門を自社で立ち上げるのも難しい状況でした。そこで、かねてからアビックシステムのバックオフィス業務の代行を担っていたディ・エフ・アイに、会社設立の手続きから基本的な事務フローの確立、その後のバックオフィス業務の代行を依頼することにしました。
会社設立にあたって受けたサービスの内容と、その印象について教えてください。
私も会社設立にあたって必要な知識はある程度学んでいましたが、初めての経験でもあり、やはり自分一人で間違いなく進めることには不安がありました。結果的に言えば、実際に私が会社設立に向けて実行したのは、社名の決定、基本的な社内規則の作成、それから実印を購入することぐらいで、それ以外はほとんどディ・エフ・アイにお任せしたようなかたちですね。
具体的には、法人の登記に関する諸手続、定款の提出、オンライン取引に必要な電子証明書の取得、税務署への届け出、年金事務所や労働局との手続きまで対応いただくことができました。「いつまでにどの書類を用意しなければならないか」という指示をディ・エフ・アイから受け、それに沿って書類を作成して渡せば、あとはディ・エフ・アイ側で各方面に向けた実際の手続き業務を代行してくれました。おかげでトラブルも特になく、スムーズに会社を立ち上げることができました。
新規サービスのリリース時にも、ぜひディ・エフ・アイの力を借りたい
会社設立後にはどのようなサービスを利用されましたか？
まず業務が本格的にスタートする前に、事務処理に必要なクラウドサービスの導入と初期設定をお願いしました。具体的には、会計システム、勤怠・給与計算システムなどです。もちろん当社の就業規則、社員ごとの待遇に沿って正確に設定していただくことができました。その後は経理、労務、契約事務などの各種バックオフィス業務をすべて代行してもらっています。
私はテンチャントシステム側の窓口として、ディ・エフ・アイの担当者と必要最低限の書類やデータのやりとりをしているだけで、事務の実務はほとんどしていません。おかげで社員一同、受託開発や自社サービス開発に集中することができています。
ディ・エフ・アイのサービスのどのようなところに価値を実感されていますか。
基本的な事務が非常に正確かつ迅速なだけではなく、それ以外の細かい相談に乗ってもらえるところがありがたいですね。たとえば日ごろ使っているクラウドサービスについては、社員の増員など会社組織の変更に合わせて柔軟に設定変更してもらっていますし、それ以外にも業務改善に向けた幅広い提案をいただいています。
たとえば細かい話では、お中元のお礼状を作成・送付することが負担になっていることを何気なく伝えたところ、そうした礼状送付を代行してくれるサービスをディ・エフ・アイに紹介していただきました。最低限の事務にとどまらず、当社の業務改善に向けて何ができるか、常に考えながらアイデアを絞ってくれるところは、一般的なバックオフィス代行企業にはない魅力ではないかと思います。
貴社における今後の展望と、それに向けてディ・エフ・アイに期待することがあれば、ぜひ教えてください。
近い将来に自社サービスを立ち上げ、一般ユーザー向けに広く公開したいと考えているのですが、その際には法務も含めた様々な手続きが必要になってきます。ディ・エフ・アイでは法務そのものはしていませんが、信頼できる弁護士や法律事務所を紹介し、橋渡しをしていただけると聞いていますので、会社設立時と同様、大いにお世話になると思います。
当社のようなスタートアップ企業や、管理部門を設けることが難しい数十名規模の企業には、ディ・エフ・アイのサービスはお勧めですね。言われたことをやるだけではない「提案型バックオフィス」としては、コストパフォーマンスも驚くほど高いと思います。
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